News

Nuove modalità di fornitura dei Bollini farmaceutici.

Dal 2 Novembre 2016 è disponibile il nuovo portale on-line dell’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS) per gli ordini di acquisto dei bollini farmaceutici. I cambiamenti apportati con il DM 30 maggio 2014 e con il Regolamento UE 2016/161 hanno fatto emergere l’esigenza di un nuovo sistema di gestione degli acquisti focalizzato principalmente sulle seguenti caratteristiche:

  • Flessibilità, per far fronte alla complessità delle richieste;
  • Velocità, incrementata principalmente nella fase d’ordine, a seguito della sostituzione dell’invio della documentazione via fax;
  • Efficienza, necessaria per garantire una gestione funzionale dell’ordine, in particolare per integrare la gestione delle grafiche, la tracciatura della merce e le condizioni di fornitura;
  • Trasparenza, per permettere all’azienda di avere un quadro generale degli ordini effettuati dai differenti buyer.

Come qualsiasi piattaforma e-commerce, l’invio degli ordinativi comporta l’accettazione delle Condizioni Generali di Fornitura che IPZS ha predisposto per disciplinare i rapporti con le singole Aziende. Tali condizioni disciplinano:

  • le modalità di invio degli ordinativi (online e fax) ed i soggetti che possono inviarli;
  • le tempistiche di spedizione ordinaria (entro 30 giorni oppure oltre i 30 giorni lavorativi) e con procedura d’urgenza (entro 5 o 15 giorni lavorativi, con pagamento di un’extra-fee di € 500,00 o € 300,00 rispettivamente);
  • le modifiche o gli annullamenti degli ordinativi;
  • i termini di pagamento;
  • le spedizioni all’estero;
  • la garanzia generale sul prodotto;
  • la distruzione dei bollini;
  • le penali applicabili in caso di ritardo.

Il nuovo sistema di acquisto, a seguito della procedura di accreditamento, permette di creare e gestire le bozze d’ordine, di generare dei modelli d’ordine e non da ultimo di monitorare lo status di avanzamento dei singoli ordini.

Importante sottolineare che sarà ora possibile gestire separatamente, tra differenti funzioni aziendali, il catalogo dei medicinali e il layout dei bollini. Pertanto, l’attuale procedura relativa al “Visto si stampi” viene totalmente integrata nel processo d’ordine con evidente riduzione delle tempisitiche.

La fase di creazione dell’ordine (definita carrello) è costituita da 4 fasi differenti:

1. Selezione del codice AIC, della quantità e dei termini di consegna;

2. Inserimento delle informazioni relative ai dati di confezionamento e dei riferimenti dell’azienda;

3. Scelta della destinazione (dalla funzione rubrica), del destinatario fattura e dell’esecutore del pagamento;

4. Riepilogo finale con check della grafica e dell’importo totale dell’ordine, con conseguente generazione del riepilogativo dell’ordine in formato pdf.

Non da ultimo, a partire da 1 Aprile 2017 la nuova piattaforma sarà accessibile anche in lingua inglese e sostituirà definitivamente le modalità d’ordine via fax fino ad oggi utilizzate.

Trascorso il primo mese dal rilascio del nuovo portale, le funzionalità sono molteplici e le modalità d’ordine risultano nettamente migliorate e semplificate rispetto alle precedenti.

Il processo è stato quindi migliorato con una notevole riduzione delle tempistiche d’ordine.

Aree Archivio corsi
Chi siamo Le aree di expertise
Regulatory Affairs Farmacovigilanza Soluzioni di market access Training Seminari e convegni Training in house
Aggiornamenti Regolatori Le notizie in primo piano I prossimi corsi
Riferimenti e numeri utili